Datenschutzhinweise für die Teilnahme an Marktforschungs-Sessions über Zoom und/oder Microsoft Teams

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung von Marktforschungs-Interviews, Online-Gruppendiskussionen und ähnlichen Sessions verarbeiten – insbesondere bei der Nutzung von Videokonferenz-Tools wie Zoom und Microsoft Teams.

1. Verantwortlicher

Roidl Rüsing Research GmbH

Geschäftsführer: Dr. Ernst Roidl und Dr. Olaf Rüsing

Anschrift: Kellererberg 13, 82541 Münsing
Telefon: +49 176 / 210 55554
E-Mail: info@roidlruesingresearch.de
Website: https://www.roidlruesingresearch.de

2. Datenschutzkontakt

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@roidlruesingresearch.de

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der Organisation und Durchführung von Remote-Sessions können wir – je nach Ablauf und Einwilligungen – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

A) Stammdaten & Kontaktdaten

Name (oder Pseudonym/Teilnehmerkennung), E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Adresse (z. B. für Incentives)

B) Session- und Kommunikationsdaten

Audio-/Videodaten während der Session

Inhalte aus dem Chat
(Text, Dateien, Links), Reaktionen/Handzeichen, Umfrageantworten (falls genutzt). Von Ihnen geteilte Inhalte (z. B. Bildschirmfreigabe, Dokumente, Fotos), soweit Sie diese aktiv teilen

C) Technische Nutzungsdaten
(durch Toolbetrieb)
Meeting-Metadaten (Datum/Uhrzeit, Dauer, Meeting-ID, Teilnehmerliste, Rollen) IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, Log-/Diagnosedaten, ggf. Standortdaten in grober Form (toolabhängig)

D) Forschungsdaten / Auswertungsdaten

Antworten, Meinungen, Bewertungen und sonstige Beiträge im Rahmen der Marktforschung. Notizen/Protokolle unserer Moderation und Auswertung. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeiten wir nur, wenn dies im Studiendesign vorgesehen ist und Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht (z. B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen etc.). In der Regel ist dies nicht erforderlich.

4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

a) Organisation, Durchführung und Abwicklung der Marktforschungs-Session

(z. B. Terminierung, Einwahldaten, Teilnehmermanagement, Durchführung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung der Studie), je nach Konstellation.

b) Qualitätssicherung, Dokumentation und Auswertung der Marktforschung

(z. B. Erstellung von Ergebnisberichten, interne Auswertung, Ableitung von Erkenntnissen)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung und Qualitätssicherung der Marktforschung). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung, Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit der Forschungsergebnisse.

c) Aufzeichnung (Audio/Video/Chat) – nur wenn vereinbart

Sofern wir eine Session aufzeichnen (Audio/Video/Chat) oder Transkripte erstellen, geschieht dies nur, wenn Sie vorher transparent informiert wurden und – soweit erforderlich – eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); bei besonderen Kategorien Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung).

d) Auszahlung von Incentives / Aufwandsentschädigungen (falls vorgesehen)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. steuer-/handelsrechtliche Aufbewahrung).

5. Wer erhält Ihre Daten?

• Zugriff erhalten nur Personen, die diese Daten zur Durchführung der Studie benötigen (z. B. Projektteam, Moderation).
• Darüber hinaus können Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, insbesondere:
• Anbieter von Videokonferenz-Tools (Zoom/Microsoft)
• IT-Dienstleister/Hosting/Support
• Dienstleister für Transkription, Übersetzung, Datenanalyse, sofern beauftragt
• Diese Dienstleister verarbeiten Daten weisungsgebunden auf Grundlage von Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung), soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind.
• Empfänger im Sinne eigener Verantwortlichkeit (selten) können entstehen, wenn Sie z. B. Plattformen/Accounts in eigener Verantwortung nutzen oder wenn gesetzliche Verpflichtungen bestehen.

6. Nutzung von Zoom / Microsoft Teams – eigenständige Verarbeitung durch den Anbieter

Bei der Teilnahme an einer Videokonferenz werden bestimmte personenbezogene Daten technisch durch den jeweiligen Anbieter verarbeitet (z. B. Verbindungs- und Nutzungsdaten).

Bitte beachten Sie ergänzend die Datenschutzinformationen der Anbieter:

• Zoom Video Communications, Inc.
• Microsoft (Teams)

Wir konfigurieren die Tools – soweit möglich – datenschutzfreundlich und nutzen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

7. Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR)

Je nach Anbieter-Konfiguration und technischen Abläufen kann es zu Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU/des EWR kommen (z. B. bei Muttergesellschaften oder Support-Leistungen).

In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage:

• eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder
• EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) und ggf. zusätzlicher Schutzmaßnahmen.
• Sofern im Einzelfall ausschließlich eine Einwilligung als Grundlage in Betracht kommt, werden wir Sie gesondert informieren.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Organisations- und Kontaktdaten: in der Regel bis Abschluss der Studie, anschließend Löschung bzw. Einschränkung
• Forschungs-/Auswertungsdaten: je nach Projektanforderung, typischerweise bis Abschluss der Auswertung und Berichterstellung, anschließend Löschung oder Anonymisierung
• Aufzeichnungen (falls erstellt): nur für den vereinbarten Zeitraum; anschließend Löschung oder Anonymisierung
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuer-/handelsrechtlich) bleiben unberührt.
• Konkrete projektbezogene Fristen teilen wir Ihnen auf Anfrage oder im Rahmen der Studieneinladung mit.

9. Ihre Rechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Sie haben außerdem das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Eine Teilnahme an der Marktforschungs-Session ist ohne die hierfür notwendigen Angaben (mindestens technische Teilnahmedaten sowie ggf. Kontakt-/Einwahlinformationen) nicht möglich.

Darüber hinausgehende Angaben sind – soweit nicht ausdrücklich als erforderlich gekennzeichnet – freiwillig.

11. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Ein Profiling im Sinne der DSGVO findet im Rahmen der Durchführung dieser Marktforschungs-Sessions grundsätzlich nicht statt.

12. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO (bei Art. 6 Abs. 1 lit. f)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruch richten Sie bitte an: [Datenschutz-E-Mail] oder postalisch an die oben genannte Anschrift.